فلسفه و ضرورت اجرای طرح های مستند سازی:
حفظ تجارب گذشته یکی از شروط اصلی دانایی است.مستندسازی از جمله اموری است که منجر به روشن شدن وقایع گذشته می شود. در زمانه ی ما که تغییر و تحولات به خصوص در زمینه مدیریت بسیار است و مدیران بعد از مدت کوتاهی جابجا می شوند، مستندسازی اهمیت بسیاری پیدا می کند. علاوه بر این،در دوران انجام پروژه، کارهای بزرگی انجام می شود ولی بعلت فشار زیاد کاری، کسی آن را ثبت نمی کند و دیگران خبری از ظرافت ها و مشقات دوران اجرا ندارند.چه بسا موضوعات مهمی که در گذر زمان، از خاطره ها محو یا کمرنگ میشود و ارزش های بنیادینی کخ به فراموشی سپرده می شود و این هنر مستندسازی است که با حوصله و دقت، به ثبت وقایع پرداخته و با طرح سوالات هوشمندانه، سعی در روشن سازی مجهولات و نقاط ابهام می نماید.
در سازمان هایی که به بحث مستندسازی به صورت جدی پرداخته نشده است کمابیش مسائلی از این دست به چشم می خورد:
- کارها غالبا به دلیل عدم آگاهی کارکنان از فعالیت و پروژه های گذشته، یا نتایج آنها مجددا انجام می شود.
- اشتباهات پرهزینه به دلیل عدم ثبت یا تحلیل اشتباهات قبلی تکرار می شود.
- کارکنان به دلیل عدم دسترسی به منابع دانش، دلسرد و ناراضی می شوند.
- ازدیاد و به هم ریختگی مستندات سازمان سبب کند شدن جریان کارها می شود.
- مستندات در زمان و مکانی که به آن نیازمندیم، وجود ندارد.
- یادگیری سازمان ها بسیار کند است. زیرا از تجارب خود درس نمی گیرند.این موضوع سبب تاخیر در توسعه و یا از دست رفتن فرصت ها می شود.
- روابط با مشتریان گاه لطمه می خورد زیرا مستندات لازم وجود ندارد.
دانش سازمان ها به دلایل مختلفی از جمله خروج کارکنان از سازمان، عدم مدیریت صحیح اطلاعات و احتکار دانش توسط افراد مفقد می گردد. علاوه بر این با توجه به افزایش سرعت تولید در جهان، دانش سازمان ها نیز سالانه منسوخ و غیرقابل استفاده می گردد.
لذا وجود یک نظام مستندسازی کارآمد به منظور ایجاد حافظه سازمانی و جلوگیری از آسیب هایی که پیش از این به آن ها اشاره شد ضروری به نظرمیرسد.
با توجه به مطالب ذکر شده، انتظار می رود که دستاوردهای اصلی انجام مستندسازی موارد زیر باشد:
- - کاهش هزینه ها
- - جلوگیری از دوباره کاری ها.
- - سازماندهی، شفافیت عملکردها و کاهش بی نظمی.
- - جلوگیری از تکرار خطاها.
- - افزایش سرعت دسترسی و بازیابی اطلاعات.
- - الگومند کردن فعالیت ها (استاندارد سازی).
- - کنترل پذیر نمودن فعالیت ها.
- - حفظ و توسعه دارایی نامشهود سازمان (حفظ و انتقال تجربیات افراد).
- - تسریع یادگیری سازمانی (جهان امروز پر از شتاب و تحول است).
- - انعکاس دستاوردها و قابلیت ها در عرصه بازار رقابتی.
- - و...